Ogromna część komunikacji między kancelarią a sądami (elektroniczne postępowanie upominawcze), administracją (biura ewidencji ludności, syndycy w postępowaniach upadłościowych) i komornikami (projekt e-komornik), odbywa się poprzez wymianę wyłącznie skanów korespondencji. Dlatego projekt Cyfrowa Kancelaria RK Legal przewidywał ujednolicenie sposobu przechowywania dokumentacji i przystosowuje proces do zmieniających się realiów wymiany danych.

Korzyści wynikające z cyfryzacji

W perspektywie kilkudziesięciu miesięcy planowane jest stworzenie Elektronicznego Biura Podawczego. Dzięki niemu wierzyciele i ich pełnomocnicy uzyskają możliwość kierowania i odbierania pism procesowych i orzeczeń sądowych w formie skanów, poprzez portal internetowy. Już teraz kopie i skany orzeczeń uzyskać można przez odpowiednie portale informacyjne sądów.

W najbliższym czasie planowana jest także pełna cyfryzacja akt postępowań egzekucyjnych, co spowoduje upowszechnienie wymiany pism z komornikami wyłącznie w formie elektronicznej. Przewiduje się także cyfryzację postępowań upadłościowych, poprzez wprowadzenie Centralnego Rejestru Upadłości.

Praktyka RK Legal pokazuje, że cyfryzacja postępowań pozwala na znaczące oszczędności czasu i środków, potrzebnych na archiwizację danych, dlatego wprowadzono projekt Cyfrowa Kancelaria RK Legal.

Założenia projektu

Kancelaria promuje wymianę pism z dłużnikami, sądami, urzędami i komornikami wyłącznie w formie elektronicznej. Wszelka komunikacja w tej formie, w tym wymiana skanów i pism, odbywa się za pośrednictwem poczty elektronicznej lub wymiany plików poprzez serwery danych. Dane są zabezpieczone przy użyciu certyfikowanych programów szyfrujących, co zapewnia najwyższy standard ich ochrony. Wszelka dokumentacja gromadzona w formie elektronicznej w bazach danych jest następnie powielana i przechowywana w formie kopii bezpieczeństwa, co wyklucza możliwość trwałego usunięcia i utraty dokumentów. Pozwala to na odejście od przechowywania dokumentacji w formie papierowej.

Co to oznacza w praktyce?

Przechowywanie dokumentacji uzyskanej w formie elektronicznej odbywa się wyłącznie w tej formie, w postaci skanów pism zamieszczonych we właściwej bazie danych.

Przechowywanie dokumentacji uzyskanej w formie „papierowej” zależne jest od rodzaju uzyskanego pisma. Pisma, w sposób ustalony indywidualnie z każdym klientem, dzielone są na dwie kategorie – pisma kluczowe i pisma zwyczajne. Te pierwsze przechowywane są zarówno w formie elektronicznej, jak i papierowej. Pisma zwyczajne archiwizowane są wyłącznie elektronicznie, a ich oryginały, po upływie ustalonego z klientem czasu, są niszczone.

Korzyści z wdrożenia projektu:

• Zmniejszenie ilości przechowywanej dokumentacji w formie papierowej.
• W przypadku otrzymania przez kancelarię zlecenia zwrotu akt, klient otrzymuje komplet dokumentacji, zapisanej w ujednoliconym formacie.
• Czas potrzebny na zwrot dokumentacji zmniejszył się o ponad 30%.
• Klient, poprzez bazę on-line, uzyskuje możliwość bieżącego dostępu do akt sprawy i wszelkich pism i informacji zapisanych w bazie danych.
• Ochrona środowiska naturalnego.
• Zapewnienie najwyższych standardów ochrony danych osobowych i tajemnicy bankowej.

Projekt wprowadzony został w czerwcu. Już w pierwszym miesiącu działania w kancelarii zauważono korzystne efekty wdrożenia – dokumentacja jest uporządkowana, przejrzysta, łatwiejsza do rozłożenia w poszczególnych teczkach, co znacząco usprawnia proces.