Dokumentacja windykacyjna jest skomplikowana i złożona, dlatego praca z nią często wymaga zaangażowania wielu wyspecjalizowanych zespołów. Jednak dzisiejszy biznes oczekuje od sektora zarządzania wierzytelnościami czegoś jeszcze: wysokiej efektywności. Jakich narzędzi użyć, by poprawić jakość i czas procesowania dokumentów? O tym w dzisiejszym artykule.
W zależności od przyjętej polityki organizacyjnej dokumenty windykacyjne biorą udział w wielu procesach, często równolegle. Wąskie gardła natomiast pojawiają się zazwyczaj wtedy, gdy w grę wchodzi konieczność spełnienia wskazanego ustawowo terminu, gdy danych (z różnych przyczyn) jest zbyt mało i muszą zostać uzupełnione informacjami z innych źródeł lub gdy w poszukiwaniu konkretnego pisma, informacji bądź dokumentu należy sprawdzić połowę archiwum. Myślę, że wszyscy kiedyś byliśmy w podobnym położeniu.
Spiętrzenie tych sytuacji powoduje, że w zespołach rośnie presja czasu, a samo to wystarczy by zwiększyć prawdopodobieństwo błędu lub nieumyślnego pominięcia istotnej informacji.
Zatem, jak usprawnić tę pracę? Co pomoże zminimalizować pomyłki? I przede wszystkim od czego zacząć?
Narzędzia, narzędzia, narzędzia
Bez zaskoczenia powiem, że w takim przypadku warto zainwestować w narzędzia i rozwiązania, które są w stanie realnie wspomóc zespoły w pracy z masową ilością dokumentów. I mam tu na myśli kilka rodzajów czynności. Od działań bardziej zarządczych, związanych z organizacją oraz planowaniem pracy, po gotowe produkty ułatwiające i/lub automatyzujące pracę w konkretnym obszarze.
Plug-iny do pobierania danych
Przykładem takich rozwiązań są choćby narzędzia służące do pobierania danych/informacji z zewnętrznych źródeł jak np. Krajowy Rejestr Zadłużonych, Portal Informacyjny Sądów Powszechnych czy Internetowy Monitor Sądowy i Gospodarczy.
Dotychczas utarło się, że zawarte tam informacje trzeba pozyskiwać ręcznie, wyszukując informacje za pomocą określonego atrybutu (np. numeru PESEL), a następnie odnotowywać te z nich, które są kluczowe z punktu widzenia organizacji lub dedykowane dla wybranego procesu np. egzekucji sądowej. Niezwykle mrówcza, a jednocześnie angażująca praca, wielokrotnie wykonywana w tzw. międzyczasie.
Jednak wraz z rozwojem technologii, okazało się, że to i podobne zadania zrealizować można w kilka minut, od ręki aktualizując posiadaną bazę danych/informacji. Poziom skomplikowania tego typu rozwiązań jest wręcz minimalny i opiera się na „prostym” schemacie przeszukiwania portalu, a następnie wyeksportowania pliku z wynikami w pożądanym rozszerzeniu i przesłaniu go do wewnętrznego systemu klienta, ale nie tylko. Uzyskane wyniki mogą być zaprezentowane przez program w bardziej przyjaznej formie, choćby uproszczonej tabeli. Proste wdrożenie, jeszcze prostsze korzystanie. Efekty? Duża oszczędność czasu i cykliczna aktualizacja ważnych dla prowadzonych postępowań informacji.
Pełnotekstowe wyszukiwanie
Podobnie ma się sytuacja z wyszukiwaniem informacji w zgromadzonych archiwach dokumentów. Większość firm posiada już cyfrowe archiwa, ale ich sprawne przeszukiwanie to zupełnie inna kwestia.
Problemem są najczęściej zarówno złożone frazy, jak i niewielka elastyczność wyszukiwarek, które pomijają odmianę słów, a także nie biorą pod uwagę ewentualnych literówek, w wynikach podając jedynie te dokumenty, które posiadają dosłownie wpisane hasło. Czy w takim razie powinno dziwić, że pracownicy na myśl o nowym systemie albo rozwiązaniu, krzywią się w duchu i robią dobrą minę do złej gry? Niekoniecznie. Natomiast zapewniam Was, że da się to zrobić lepiej.
Dostępne na rynku, bardziej zaawansowane rozwiązania, są w stanie uzupełnić wymienione wyżej braki. Co je wyróżnia?
Przede wszystkim oferują wyszukiwanie pełnotekstowe (ang. full-text search), czasem także w połączeniu z wyszukiwaniem rozmytym (ang. fuzzy search) – oznacza to, że w przeszukiwanych zbiorach danych znajdują nie tylko wpisane słowa lub frazy, ale także ich odmienione formy, synonimy, prawdopodobne błędne zapisy oraz słowa o zbliżonej pisowni. Do dyspozycji użytkownika są również filtry, które mogą zawęzić otrzymane wyniki wg. daty, autora, typu dokumentu czy innych, istotnych metadanych.
Prócz tego, porządkują wyniki według przyjętego scoringu dopasowania (ten określa klient), który wykorzystuje trafność oraz kontekst, sprawiając, że dokładniejsze wyniki pojawiają się na samej górze. Dzięki temu łatwiej jest priorytetyzować pracę i sięgać po (prawdopodobnie) najważniejsze informacje.
Dodatkowo warto znaczyć, że działają one super efektywnie na „zróżnicowanych” zbiorach danych – ustrukturyzowanych i nieustrukturyzowanych, oraz na dużej ilości dokumentacji i różnych jej formatach.
W ten sposób wyszukiwanie danych przestaje być zadaniem, którego czasochłonność jest praktycznie nie do przewidzenia, ograniczając poświęcany na to czas do minimum.
Wsparcie w zarządzaniu dokumentacją windykacyjną
Przytoczone przeze mnie przykłady narzędzi to wskazówka, jak usprawnić pracę na jednym z najniższych poziomów organizacji, znacząco ułatwiając życie pracowników na co dzień mierzących się z intensywnym przepływem dokumentów. Uważam jednak, że warto także wspomnieć o bardziej zaawansowanych rozwiązaniach, które swoim zakresem obejmują działania strategiczne organizacji. Mowa o zaplanowaniu i wsparciu automatyzacji procesu zarządzania dokumentacją windykacyjną.
Dzięki rozwiązaniom kategorii IDP (intelligent document processing) zaplanować można przebieg całego workflow pracy z dokumentami, identyfikując po drodze największe przeszkody i zagrożenia, a następnie stopniowo je eliminować. Takie podejście gwarantuje nie tylko lepszą efektywność, ale również znaczącą oszczędność czasu oraz zasobów przedsiębiorstwa. Generowanie pełnego pakietu dokumentów (w postępowaniu sądowym) w 3 minuty zamiast w 70? Bardzo proszę[1].
Stworzenie podobnego planu to doskonała okazja do ustrukturyzowania poszczególnych procesów, wprowadzenia w nich potrzebnych zmian oraz zidentyfikowania działań, które można zautomatyzować. W ten sposób organizacja może także budować swoją przewagę konkurencyjną i zmultiplikować zyski, bo świadoma firma to taka, która szuka rozwiązań oraz mierzy się z wyzwaniami.
Podsumowanie
Z perspektywy pasjonata technologii, współpracującego z sektorem zarządzania wierzytelnościami od wielu lat, mogę powiedzieć: nie pomijajcie prostych rozwiązań i małych kroków. Nawet w pozornie niewielkich ułatwieniach czy nieskomplikowanych narzędziach kryją się naprawdę spore oszczędności.
Jeśli natomiast organizacja jest wystarczająco dojrzała, warto podejść do tematu w sposób bardziej ustrukturyzowany i skorzystać z możliwości jakie dają zaawansowane systemy procesowania dokumentów (IDP).
Bez względu na to, które rozwiązanie jest dla Was bardziej odpowiednie w tej chwili, mam nadzieję, że dostrzeżecie jego przydatność i rozważycie możliwość wykorzystania.
***
[1] Na podstawie wewnętrznej analizy procesu dokonanej przez wieloletniego klienta Ascron Software sp. z o.o.
Andrzej Sawicki – Prezes zarządu firmy Ascron, z wykształcenia informatyk i prawnik. Pasjonat technologii i ekspert w zakresie automatyzacji procesów zarządzania dokumentami, współpracujący z sektorem wierzytelności masowych od blisko 10 lat. Doskonale rozumie wyzwania związane z digitalizacją dokumentów oraz transformacją biznesu, chętnie dzieli się zebranym doświadczeniem.
Komentarz Eksperta przygotowany przez Partnera XIV Kongresu Zarządzania Wierzytelnościami.
